Privacyverklaring Ultimate Bike Service — laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Ultimate Bike Service is de handelsnaam van de eenmanszaak van Davy Van Hoegaerden, Edingsesteenweg 289, 1755 Leerbeek, België. Ondernemingsnummer: 0830.476.287. Btw-nummer: BE0830476287. Davy Van Hoegaerden is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de activiteiten van Ultimate Bike Service, hierna “UBS”. Hij beheert de website zelf en maakt gebruik van een externe hostingdienstverlener.
Voor privacyvragen en verzoeken kun je terecht op info@ultimatebikeservice.be, via +32 476 70 52 10 of op bovenstaand postadres. Deze verklaring geldt voor onze website, webshop, klantenadministratie en communicatie over goederen en werkzaamheden.
2. Welke gegevens gebruiken we?
Afhankelijk van je contact met UBS verwerken we je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, accountgegevens, bestellingen, gekozen artikelen en varianten, betaalstatus en betalingsreferenties. Bij zakelijke aankopen kunnen daar bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en btw-nummer bijkomen. Een btw-nummer is niet verplicht voor een particuliere aankoop.
Voor verzending gebruiken we de nodige aflever- en contactgegevens en informatie over de zending. Voor werkplaatsopdrachten kunnen we voertuiggegevens, de gevraagde werkzaamheden, de vastgestelde problemen en de onderhouds- of herstelhistoriek verwerken. Als je de winkelwallet gebruikt, bewaren we de bijbehorende saldo- en transactiegegevens.
We verwerken ook wat je zelf aan ons meedeelt, bijvoorbeeld in een contactbericht, klacht, retour, herroeping, foto of correspondentie. De online herroepingsfunctie registreert de verklaring en het tijdstip en gebruikt je e-mailadres voor de ontvangstbevestiging. Geef geen gevoelige informatie door die voor je vraag niet nodig is.
Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina’s, tijdstippen en beveiligingsmeldingen. Hieronder leggen we de doeleinden en het onderscheid tussen noodzakelijke functies en bezoekersanalyse uit.
3. Waarom mogen we deze gegevens gebruiken?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je aanvraag beantwoorden, een offerte voorbereiden, een klantaccount beheren en een bestelling of werkplaatsopdracht uitvoeren. | Voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou. Bij een contactpersoon van een zakelijke klant kan ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke dienstverlening van toepassing zijn. |
| Betalingen, levering, afhaling, walletgebruik en de bijbehorende berichten opvolgen. | Uitvoering van de overeenkomst en, voor controle en bewijs van de afhandeling, ons gerechtvaardigde belang bij een correcte administratie. |
| Aankoop- en onderhoudshistoriek gebruiken voor klantenopvolging, passend advies en het herkennen van eerder geleverde onderdelen of uitgevoerde werkzaamheden. | Ons gerechtvaardigde belang bij een duurzame klantenrelatie en een correcte dienstverlening. We bewaren alleen de daarvoor nodige gegevens en beoordelen of bewaring nog nodig is. |
| Facturen en wettelijk vereiste administratie bijhouden; wettelijke consumenten- en privacyverzoeken behandelen. | Een wettelijke verplichting. Voor bijkomende dossieropvolging en verdediging van rechten kan ook een gerechtvaardigd belang gelden. |
| De website en accounts beveiligen, spam en fraude beperken en concrete klachten of betwistingen onderzoeken. | Ons gerechtvaardigde belang bij veilige dienstverlening en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten. We wegen dit af tegen jouw rechten en beperken de gegevens tot wat nodig is. |
| Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare bezoekersanalyse gebruiken. | Je voorafgaande toestemming waar die vereist is. Strikt noodzakelijke functies steunen niet op een algemene cookietoestemming. |
| In de toekomst een nieuwsbrief sturen waarvoor je je vrijwillig inschrijft. | Je afzonderlijke toestemming. Zie artikel 5. |
Een bestelling of de aanvaarding van algemene voorwaarden is geen algemene toestemming voor reclame. Gegevens die noodzakelijk zijn om een overeenkomst uit te voeren of een wettelijke verplichting na te komen, verwerken we niet op basis van een verplicht marketingvakje.
4. Accounts, berichten en herroepingen
Een account maakt het mogelijk om je gegevens en aankopen op te volgen. We kunnen je webshopgegevens koppelen aan je bestaande klantenfiche in onze administratie, zodat je bestellingen en facturen bij de juiste klant terechtkomen en onnodige dubbele klantenfiches worden vermeden.
We gebruiken e-mail, telefoon, sms en waar passend WhatsApp voor persoonlijk contact over je aanvraag, bestelling of werkzaamheden. Dat omvat bijvoorbeeld informatie over betaling, levering of het klaarstaan van je motor of materiaal. Zulke praktische berichten zijn geen nieuwsbrief. Je kunt ons een voorkeur voor een bereikbaar contactkanaal doorgeven; WhatsApp gebruiken is niet verplicht om klant te zijn.
Via het herroepingsformulier vragen we de gegevens die nodig zijn om je verklaring te begrijpen en de ontvangst te bevestigen. De melding wordt intern behandeld en voert geen automatische terugbetaling uit. Lokale spamcontrole gebruikt onder meer een controlevakje, formulierkenmerken en tijdelijke controles op inzendfrequentie. Het vakje “Ik ben geen robot” is op dit moment geen externe Google- of Cloudflare-CAPTCHA.
5. Nieuwsbrieven en aanbiedingen
UBS verstuurt momenteel geen algemene nieuwsbrieven of algemene reclamecampagnes. Berichten over bestellingen en werkzaamheden blijven daarvan gescheiden.
Als we later een nieuwsbrief aanbieden, gebeurt inschrijving afzonderlijk en vrijwillig. We informeren je dan over het gebruik van je e-mailadres en de eventuele nieuwsbriefdienstverlener. Je kunt je kosteloos uitschrijven via de afmeldmogelijkheid in de nieuwsbrief of door ons te contacteren. Uitschrijven heeft geen gevolgen voor je aankopen of voor noodzakelijke berichten over een lopende opdracht. Bestaande klanten worden niet automatisch aan die toekomstige inschrijflijst toegevoegd.
6. Met wie delen we gegevens?
We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen alleen de gegevens die voor het betrokken doel nodig zijn, onder meer met:
- Administratieve dienstverleners: voor klantenfiches, facturen, betalingsopvolging en bijbehorende administratie.
- De gekozen betaaldienstverlener en betrokken banken: voor de gekozen betaling en de bevestiging daarvan.
- Eazy2Ship en de vervoerder, doorgaans DHL: voor verzendlabels, levering, tracking en onderzoek naar een zending.
- Hosting-, e-mail-, beveiligings- en back-updienstverleners: voor de technische werking, bescherming en bewaring van de diensten.
- Onze boekhouder, professionele raadgevers, verzekeraar of bevoegde overheden: voor zover nodig voor administratie, een wettelijke verplichting, een concrete claim of de verdediging van rechten.
- Automattic/Jetpack en de gebruikte statistiek- en vertaaldiensten: voor de betreffende websitefuncties, zoals nader uitgelegd in artikel 7.
- De aanbieder van een gekozen communicatiekanaal, zoals WhatsApp: wanneer we via dat kanaal met elkaar communiceren.
Sommige dienstverleners verwerken gegevens in onze opdracht. Daarvoor zijn passende verwerkersafspraken nodig. Andere partijen, zoals banken, kunnen voor hun eigen wettelijke taken zelfstandig verantwoordelijk zijn. Hun eigen privacyinformatie kan dan eveneens relevant zijn. Op verzoek lichten we toe welke ontvangers bij jouw dossier betrokken zijn.
7. Cookies, statistieken en externe websitefuncties
De webshop gebruikt noodzakelijke technieken voor onder meer inloggen, het winkelmandje, afrekenen, taalkeuze en beveiliging. Waar zo’n techniek strikt noodzakelijk is voor de door jou gevraagde functie, is daarvoor geen voorafgaande cookietoestemming vereist.
Op de website worden Jetpack/Automattic en Burst Statistics gebruikt voor bezoekersstatistieken en analyse van de webshop. Afhankelijk van de instellingen kunnen daarbij technische gegevens, paginaweergaven en webshophandelingen worden verwerkt. Een statistiekendienst is niet automatisch noodzakelijk omdat zij op de website is geïnstalleerd. Ook een techniek zonder cookies moet op haar werkelijke werking en gegevensgebruik worden beoordeeld.
Met de cookiekeuze kun je alle optionele technieken weigeren via “Alleen noodzakelijk”, of via “Bekijk voorkeuren” statistieken en externe inhoud afzonderlijk toestaan. Deze categorieën staan aanvankelijk uit. Je kunt blijven winkelen wanneer je weigert. Met de link “Cookievoorkeuren” onderaan elke pagina kun je je keuze op elk moment aanpassen of intrekken. Je keuze wordt maximaal 180 dagen onthouden. Meer uitleg over de gebruikte technieken, aanbieders en browsertermijnen staat in ons cookiebeleid.
De website biedt daarnaast een vertaalknop via GTranslate/Google Translate. Bij het gebruik daarvan kunnen pagina-inhoud en technische verbindingsgegevens door de betrokken dienst worden verwerkt. Links naar Facebook en Instagram brengen je naar die externe diensten. Het openen van zo’n link is iets anders dan toestemming voor een marketingtracker op onze website.
De gebruikte lettertypes Roboto en Roboto Condensed worden vanaf onze eigen website geladen. Hiervoor hoeft je browser geen verbinding met Google Fonts te maken. Google Maps is externe inhoud die onder de afzonderlijke cookiekeuze valt.
8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Bij internationale technische of communicatiediensten, zoals Automattic/Jetpack, vertaaldiensten of WhatsApp, kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Ook administratieve dienstverleners kunnen voor bepaalde onderdelen van hun dienstverlening subverwerkers buiten de EER gebruiken. Welke partij gegevens ontvangt, hangt af van de gebruikte functie. Een Belgische hostingprovider betekent dus niet dat elke gebruikte dienst uitsluitend binnen Europa verwerkt.
Voor zulke doorgiften is een geldige grondslag nodig, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig. Een certificering kan alleen worden gebruikt wanneer zij geldig is en de betrokken ontvanger en verwerking dekt. Je kunt ons vragen welke waarborgen voor een concrete dienst gelden en hoe je daarvan een kopie of toelichting krijgt.
9. Hoelang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, een toepasselijke wettelijke verplichting of een aantoonbare noodzaak om rechten te beschermen. We beoordelen bewaarnoden periodiek en verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer verdere bewaring niet meer nodig is. Een technische back-up is geen reden om gegevens onbeperkt actief te blijven gebruiken.
| Gegevens | Bewaarcriterium |
|---|---|
| Facturen, betalingsbewijzen en fiscale of boekhoudkundige bewijsstukken. | Tot het einde van de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, berekend volgens het documenttype, het betrokken jaar en de toepasselijke regeling. Bij controle of een geschil kunnen relevante stukken langer nodig zijn. De precieze termijn voor je dossier kun je bij ons opvragen. |
| Klantaccount, aankoop- en onderhoudshistoriek en winkelwallet. | Zolang nodig voor de actieve klantenrelatie, het raadplegen van eerdere aankopen of werkzaamheden voor passende service, het beheren van eventuele tegoeden en de afgesproken dienstverlening. Bij langdurige inactiviteit of een verzoek tot sluiting beoordelen we welke gegevens nog aantoonbaar nodig zijn en welke kunnen worden verwijderd of geanonimiseerd. Wettelijk te bewaren transactiegegevens worden afzonderlijk beoordeeld. |
| Bestel-, leverings- en werkplaatsdossiers, klachten en herroepingen. | Zolang nodig voor uitvoering, garantie, retour, wettelijke administratie en concrete aanspraken. Wanneer alleen bewijsstukken nodig blijven, is dat geen reden om alle overige account- of correspondentiegegevens te bewaren. |
| Losse informatievragen zonder bestelling of opdracht. | Tot de vraag is afgehandeld en een redelijke opvolging niet meer nodig is. Wordt het bericht onderdeel van een bestelling, klacht of geschil, dan geldt het criterium voor dat dossier. |
| Tijdelijke spamcontroles. | De lokale frequentiecontrole bij herroepingen heeft een venster van tien minuten; tijdelijke formuliercontroles bij contact en registratie hebben een geldigheid tot twee uur. Een vastgestelde blokkering of een concrete veiligheidsmelding kan langer nodig zijn om herhaald misbruik te voorkomen. |
| Statistieken, technische logs en back-ups. | Volgens de noodzakelijke looptijd van de betreffende functie en de ingestelde bewaartermijn. Voor cookies en vergelijkbare opslag wordt de concrete levensduur in het cookieoverzicht vermeld. Uitgewerkte of niet meer noodzakelijke gegevens worden niet opnieuw voor andere doeleinden gebruikt. |
De webshop heeft momenteel voor de onderzochte bestelcategorieën geen automatische opschoontermijn ingesteld. Een verzoek tot verwijdering wordt daarom inhoudelijk behandeld; het ontbreken van automatische opschoning betekent geen onbeperkt recht om gegevens te bewaren. Het sluiten van een account verplicht ons niet om rechtsgeldig te bewaren facturen of bewijsstukken te wissen.
Voor algemene bedrijfsstatistieken, zoals omzet per jaar of verkochte aantallen per product, gebruiken we waar mogelijk samengevoegde cijfers zonder herleidbare klantgegevens. Zulke werkelijk anonieme cijfers kunnen langdurig beschikbaar blijven. Alleen het feit dat cijfers nuttig zijn voor statistieken rechtvaardigt niet dat namen, contactgegevens en een volledige individuele aankoopgeschiedenis onbeperkt worden bewaard zolang UBS bestaat.
10. Welke rechten heb je?
Je kunt vragen om inzage en een kopie van je persoonsgegevens, verbetering van onjuiste gegevens, verwijdering of beperking van verwerking. Waar de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, heb je recht op overdraagbaarheid van gegevens. Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw situatie bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt.
Stuur je verzoek naar info@ultimatebikeservice.be. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een wettelijk toegestane verlenging nodig is, laten we dat binnen die maand weten met de reden. Bij redelijke twijfel mogen we proportioneel controleren wie het verzoek indient; we vragen niet standaard een volledige identiteitskaart. De rechten gelden binnen hun wettelijke voorwaarden, onder meer rekening houdend met bewaarplichten en rechten van anderen.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je hoeft daarvoor niet eerst onze toestemming te vragen.
11. Verplichte gegevens en automatische controles
Formulieren duiden noodzakelijke velden aan. Zonder voldoende naam-, contact-, factuur- of aflevergegevens kunnen we een aanvraag, account of bestelling mogelijk niet correct behandelen. Optionele gegevens en nieuwsbriefinschrijving zijn niet verplicht voor een aankoop. Voor een particuliere aankoop is geen btw-nummer vereist.
De website voert technische controles uit, onder meer op spam, een mogelijke btw-vrijstelling en het berekenen van prijzen en verzending. Deze controles zijn geen algemene profilering voor besluiten met rechtsgevolgen. Als je door een onjuiste controle wordt gehinderd, neem contact op zodat we dit kunnen onderzoeken. UBS gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou.
12. Beveiliging en wijzigingen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beveiligde verbindingen, toegangsbeperking en back-ups, afgestemd op de betrokken gegevens en risico’s. Meld vermoedelijk misbruik of een beveiligingsprobleem via info@ultimatebikeservice.be. Stuur daarbij geen wachtwoorden of volledige betaalkaartgegevens.
Als onze werking of de toepasselijke regels veranderen, passen we deze verklaring aan en vermelden we de datum van de nieuwe versie. Wanneer een nieuwe verwerking afzonderlijke toestemming vereist, vervangt het aanpassen van deze tekst die toestemming niet.